Pojišťovací makléřství Bohemia, a.s.

O SPOLEČNOSTI

NAŠE PRODUKTY

SMLUVNÍ POJIŠŤOVNY

REFERENCE

Informace o zásadách zpracování osobních údajů

Tento dokument obsahuje informace o zpracování osobních údajů a poučení o právech subjektů údajů dle obecného nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679/EU (GDPR).

1. Pojišťovací makléřství BOHEMIA, a.s.
založená v roce 2001 je společností poskytující služby v oblasti pojišťovnictví v souladu platnými právními předpisy, zejména se zákonem č. 38/2004 Sb., o pojišťovacích zprostředkovatelích a samostatných likvidátorech pojistných událostí a zákonem č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění, a to s registrací u ČNB jako vázaný zprostředkovatel s tím, že ve vazbě na charakter poskytovaných služeb má postavení zpracovatele osobních údajů zejména pro případy sjednávání pojistných produktů jako pojišťovací agent a v rámci klientského servisu a dále postavení správce osobních údajů zejména pro případy činností směřujících ke zprostředkování sjednávání pojistných produktů jako pojišťovací makléř a v rámci přípravných návrhů směřujících k uzavření pojistných produktů s tím, že toto jeho postavení se odvozuje od konkrétních případů zpracování osobních údajů.

Akciová společnost Pojišťovací makléřství BOHEMIA, a.s. si dovoluje svoje klienty a zájemce o služby v oblasti pojišťovnictví ubezpečit o tom, že ochrana a zákonnost zpracování osobních údajů, údajů o pojištění a ochrana soukromí patří mezi priority společnosti.

2. Kontaktní údaje
Pojišťovací makléřství BOHEMIA, a.s.
sídlo: Plukovníka Malého 1881/1, 370 05 České Budějovice,
IČ: 26033186, DIČ: CZ 26033186
zápis v obch. rejstříku – spis. zn.: B.1189 vedená u Krajského soudu v Českých Budějovicích
ID datové schránky: 7ygfqke
www stránka: www.pmbohemia.cz
e-mail: pmbohemia@pmbohemia.cz

3. Účely a právní základ zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v nezbytném rozsahu pro následující účely:

předkládání nabídek pojistných produktů a provádění přípravných prací směřujících k uzavření pojistných smluv na základě zjišťování potřeb, testů vhodnosti a přiměřenosti,

uzavírání pojistných smluv dle Vašich požadavků,

zajišťování klientského servisu ve vztahu k pojistným smlouvám, správa pojistných smluv a vyřizování nároků a plnění z pojistných smluv,

správa databáze/evidence klientů a zájemců o pojištění, marketing,

plnění povinností dle platných právních předpisů.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na základě uvedených právních základů:

plnění smlouvy, plnění právní povinnosti a oprávněného zájmu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b), c) a f) GDPR,

udělení souhlasu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR

4. Zdroje a kategorie zpracovávaných osobních údajů
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány z těchto zdrojů:

přímo od Vás, od našich klientů a zájemců o pojištění,

od třetích stran, jako např. státní a veřejnoprávní orgány, pojišťovny, vázaní zástupci dle ZDPZ, bankovní ústavy, zaměstnavatelé, zákonní zástupci, právní subjekty sjednávající ve Váš prospěch pojištění,

z veřejně dostupných databází.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v nezbytném rozsahu, zejména pokud jde o následující kategorie osobních údajů:

jméno, příjmení, titul,

datum narození, rodné číslo,

adresa trvalého pobytu/bydliště, doručovací adresa, adresa elektronické pošty, telefonní číslo,

číslo bankovního účtu a kód banky,

číslo úředního dokladu, datum vydání a platnosti úředního dokladu,

podpis,

státní občanství,

rodinný stav, pohlaví, profese, údaje o zdravotním stavu,

údaje pro ocenění rizika při vstupu do pojištění, údaje pro vyhodnocení potřeb a posouzení vhodnosti pojištění, kalkulace pojištění, údaje pro uplatňování Vašich nároků a plnění z pojistných smluv, historie změn osobních údajů,

plná moc k zastupování,

kopie pojistných smluv a s nimi spojených registračních a změnových formulářů a dodatků,

kopie velkého technického průkazu vozidla,

podoba (obličej i celá postava) a další údaje zjistitelné z video kamer umístěných v provozovně společnosti pro zabezpečení prostor pro zpracování osobních údajů a oprávněných zájmů,

další údaje, nezbytně související s využívaním našich služeb a pojišťoven nebo údaje, které nám v průběhu využívání služeb sdělujete.

5. Kategorie subjektů osobních údajů
Subjektem údajů je fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají, konkrétně:

pojištěný, pojistník, zájemce o pojištění,

smluvní partner, subjekt v předsmluvním vztahu,

vázaný zástupce dle ZDPZ,

zaměstnanec a uchazeč o zaměstnání,

žadatel, tazatel,

plátce, příjemce,

oprávněný, povinný, poškozený,

účastník řízení.

6. Kategorie zpracovatelů a příjemců osobních údajů
Vaše osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu poskytnout těmto třetím osobám v závislosti na poskytovaných službách, plnění právní povinnosti a oprávněného zájmu:

pojišťovny, o jejichž pojištění máte zájem nebo s nimiž máte sjednáno pojištění,

státní a veřejnoprávní orgány,

bankovní ústavy,

externí subjekty, jimiž jsou zejména subjekty poskytující IT služby a zajišťující bezpečnost našich informačních systémů a technologií, subjekty účetnictví, auditu a daňového poradenství, podřízení pojišťovací zprostředkovatelé, subjekty školení a vzdělávání, subjekty právního zastoupení a znalci, zejména při vyřizování škodních/pojistných událostí.

Vaše osobní údaje nebudou poskytnuty třetím osobám ze zemí mimo EU a EHP bez Vašeho souhlasu, nebo pokud platné právní předpisy nestanoví jinak.

7. Způsob zpracování a zabezpečení ochrany osobních údajů
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány automatizovaným a neautomatizovaným způsobem v tištěné nebo elektronické podobě, a to za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem jsou přijata nezbytná technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. Osobní údaje jsou uloženy v databázích na zabezpečených serverech, na které mají přístup pouze naši pracovníci či pověření zpracovatelé, a to pouze v rozsahu nutném k plnění jejich pracovních povinností. Veškeré přístupy a manipulace s daty v našich databázích jsou monitorovány a logovány, je zajištěna antivirová ochrana a systém bezpečnostního zálohování dat. Naše společnost přijala opatření k zajištění neustálé důvěrnosti, integrity, dostupnosti a odolnosti systémů a zpracování, schopnost obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případech fyzických a technických incidentů. Prostory, kde jsou Vaše osobní údaje zpracovávány jsou dostatečně mechanicky zabezpečeny, jakož i kamerovým systémem. Dovolujeme si Vás informovat, že se pojišťovna zejména okamžikem uzavření pojistné smlouvy stává správcem Vašich osobních údajů a jejich další zpracování na jejich straně a zabezpečení se řídí postupy a zásadami pojišťovny, GDPR a platnými právními předpisy

8. Povinnost mlčenlivosti
Pojišťovací makléřství BOHEMIA, a.s. se zavazuje k mlčenlivosti dle podmínek GDPR ohledně zpracovávaných osobních údajů a o bezpečnostních opatřeních, jejich zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, když tato povinnost mlčenlivosti trvá i po ukončení pojistné smlouvy nebo poskytování služeb, pokud pojistná smlouva nebo obecně závazné právní předpisy nestanoví jinak.

9. Doba zpracování osobních údajů
Při nakládání s Vašimi údaji ctíme pravidla datové minimalizace. To znamená, že máme nastavena přísná vnitřní pravidla archivace, která zajišťují, že údaje nedržíme déle, než je to nezbytné. V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, právních předpisech a vnitřních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze smluv, oprávněných zájmů, plnění právní povinnosti, tak i z příslušných právních předpisů, nejdéle však 10 let od nezbytné poslední operace s údaji. Poskytnutí služeb není podmíněno souhlasem se zpracováním osobních údajů a můžete tedy souhlas s uchováváním a zpracováváním osobních údajů zpracovávaných na základě Vašeho souhlasu nebo se zasíláním obchodních sdělení kdykoliv odvolat, a to tak, že zašlete společnosti dopisem nebo na adresu elektronické pošty dle kontaktních údajů uvedených v odst. 2. Tímto odvoláním souhlasu však není dotčeno zpracování nezbytných osobních údajů prováděné pro účely splnění smlouvy, plnění právní povinnosti nebo oprávněných zájmů dle příslušných ustanovení GDPR a dalších platných právních předpisů. Pojistné smlouvy, záznam o jednání a další související dokumenty a informace archivujeme z titulu splnění smlouvy, právní povinnosti a oprávněného zájmu za účelem poskytnutí zákaznické péče a řešení následných dotazů, stížností a reklamací ze strany klientů a také za účelem doložení dokumentů na vyžádání dohledovými a kontrolními orgány (zejména ČNB), které mohou kontrolovat jak naši činnost obecně, tak prošetřovat konkrétní smlouvu a způsob jejího uzavření např. z důvodu podezření ze spáchání pojistného podvodu pojistníkem. Samotný dokument pojistné smlouvy je pro nás současně účetním dokladem, protože jsme ve smluvně sjednaných případech inkasní zprostředkovatel.

10. Práva subjektu údajů
V souladu s předpisy pro ochranu osobních údajů máte tato práva:

PRÁVO NA PŘÍSTUP k osobním údajům, což znamená, že si můžete kdykoliv požádat o potvrzení naší společnosti, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho budou zpracovávány, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud osobní údaje byly získány, a zda dochází na základě zpracování osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž za poskytnutí můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

PRÁVO NA OPRAVU osobních údajů, což znamená, že můžete požádat naši společnost o opravu či doplnění osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

PRÁVO NA VÝMAZ osobních údajů, což znamená, že společnost vymaže Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány, (ii) odvoláte souhlas a neexistuje žádný další oprávněný důvod pro zpracování (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování (iv) zpracování je protiprávní nebo (v) to ukládá zákonná povinnost.

PRÁVO NA OMEZENÍ zpracování osobních údajů, což znamená, že dokud se nevyřeší sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, konkrétně pokud (i) popíráte přesnost osobních údajů, (ii) zpracování je protiprávní, ale místo výmazu osobních údajů chcete jejich zpracování pouze omezit, (iii) společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy ano (iv) nebo pokud Vámi byla vznesena námitka proti zpracování.

PRÁVO NA PŘENOSITELNOST údajů, což znamená, že máte právo získat Vaše osobní údaje, které jste poskytli společnosti se souhlasem ke zpracování nebo pro účely plnění smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a, je-li to technicky proveditelné, máte právo, aby společnost tyto údaje předala jinému správci.

PRÁVO VZNÉST NÁMITKU proti zpracování osobních údajů, což znamená, že můžete u společnosti, a.s. podat písemnou či elektronickou námitku proti zpracování svých Osobních údajů, čímž způsobíte, že společnost osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami.

ODMÍTNUTÍ POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ s tím, že osobní údaje, které od Vás požadujeme pro poskytování služeb, nám můžete odmítnout poskytnout. Pokud jde ale o takové údaje, jejichž poskytnutí je z Vaší strany nezbytné, nemůžeme vám související službu poskytnout.

ODVOLÁNÍ SOUHLASU SE ZPRACOVÁNÍM v případech, kdy ke zpracování Vašich osobních údajů vyžadujeme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování Vašich osobních údajů po dobu, co byl tento souhlas Vámi platně udělen, ani na zpracování Vašich osobních údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (např. dodržování právních povinností, smlouvy nebo pro účely našich oprávněných zájmů).

Veškerá svá práva, stanovená v předchozích odstavcích, můžete uplatnit u společnosti, buďto písemnou formou doporučeným dopisem, zaslaným na adresu jeho sídla, či elektronickou formou, popř. telefonicky na kontaktních údajích uvedených v odst. 2.
Dále máte právo podat stížnost proti zpracování Osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese: http://www.uoou.cz/

Platnost a účinnost Informací o zásadách zpracování osobních údajů je od 25. 5. 2018.